Нужно ли заключать договор при заказе трансфера сотрудников?

Заключение договора при организации трансфера сотрудников не только желательно, но и необходимо с точки зрения соблюдения трудового законодательства, налогового учета и управления рисками. Однако критически важно правильно определить правовую природу отношений и вид договора.

Определяем вид «трансфера»: юридически значимые различия

Термин «трансфер сотрудников» может обозначать принципиально разные ситуации, от которых зависит, какой именно договор нужно заключать.

Ситуация 1: Обычная перевозка (доставка) сотрудников

Это самый частый случай. Если компания организует доставку своих работников к месту работы и обратно (например, корпоративным автобусом), то договор необходим в следующих формах:

• Если используются собственные транспортные средства, потребуется внутренний регламент.
• Если привлекается сторонний перевозчик (транспортная компания, ИП, самозанятый водитель), необходимо заключить договор возмездного оказания транспортных услуг.
• Такой договор важен для подтверждения экономической обоснованности расходов (для налога на прибыль) и правильного учета НДС.

Ситуация 2: Временное направление персонала к другому работодателю (аутстаффинг)

Это ситуация, когда сотрудник одной компании (направляющая сторона) временно работает под управлением и контролем другой компании (принимающая сторона). С 26 декабря 2024 года в Трудовом кодексе РФ появились специальные статьи 341.1-1 — 341.1-4, регулирующие такие отношения.

• В этом случае необходимо заключить договор о предоставлении труда работников (персонала). Это возмездный договор оказания услуг.
• Трудовые отношения с сотрудником не прерываются, он остается в штате направляющей стороны, которая продолжает выступать его работодателем.
• Договор обязателен, чтобы законно передать сотрудника «в аренду» и избежать обвинений в незаконном заимствовании рабочей силы.

Ситуация 3: Постоянный перевод сотрудника к новому работодателю

Если сотрудник увольняется из одной компании и переходит на постоянную работу в другую (например, в случае продажи бизнеса или перехода по согласованию), то заключается не гражданско-правовой договор между компаниями, а соблюдается процедура, установленная ТК РФ:

• Перевод оформляется через увольнение по п. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (перевод к другому работодателю).
• Новый работодатель обязан заключить с сотрудником новый трудовой договор (ст. 64 ТК РФ гарантирует, что ему не может быть отказано в приеме на работу в течение месяца со дня увольнения).
• Договор между компаниями о «переходе» игрока (как в спорте) в данном случае не регулирует трудовые отношения и не является обязательным с точки зрения ТК РФ; это скорее элемент деловой договоренности между юрлицами.

Риски отсутствия договора

1. Налоговые риски: Без договора с перевозчиком или договора о предоставлении персонала расходы компании могут быть признаны экономически необоснованными. Это приведет к доначислению налога на прибыль, а оплата проезда может быть признана доходом сотрудника, облагаемым НДФЛ.
2. Трудовые риски: При временном направлении персонала без специального договора суд может переквалифицировать отношения в трудовые с принимающей стороной. Это повлечет обязанность платить страховые взносы, предоставлять гарантии и компенсации, а также возможные штрафы за нарушение трудового законодательства.
3. Риски ответственности: При ДТП во время перевозки сотрудников отсутствие четкого договора с перевозчиком усложнит определение виновного и взыскание ущерба.

Итоговый вывод

Заключать договор при заказе трансфера сотрудников необходимо. Его вид зависит от сути трансфера:

• Для обычной доставки — договор на оказание транспортных услуг.
• Для временного «аутстаффинга» — договор о предоставлении труда персонала (с 2025 года регулируется отдельно).
• Для постоянного перехода сотрудника — оформляется увольнение и новый трудовой договор, а договор между компаниями носит вспомогательный характер.

Правильно оформленный договор — это защита от налоговых претензий, трудовых споров и гарантия четкого распределения ответственности.